Koşarken Düştüğüm Yerler

Giriş

Günümüz teknolojisinde bilgi her zaman olduğundan çok daha büyük bir öneme sahip. Bu yüzden artık sadece üniversite mezunu olmak yetmiyor. İnsanlar emsallerinden sıyrılmak, öne çıkmak için yüksek lisans, doktora gibi programlara başvuruyor. İşte bu makale de sadece lisans bilgileriyle yetinmek istemeyenler için hazırlanmış adeta hap bilgilerle dolu bir rehber. Zira bu makale ile; okuma hızınıza göre değişmekle birlikte, bir günde metafor yapabilecek imkana ve güce sahip olacaksınız.

İnsan Unsuru

Başarılı bir işletme kurabilmek için ilk şart; süzgeçten geçirilerek seçilmiş, ortak bir amaç doğrultusunda takım bilinciyle ilerleyen sağlam bir ekip kurmak. İnsan unsuru başarının temeli.

İşletmenin ayakta kalabilmesi için muhasebe ve finansa dair temel bilgileri bilmek gerekiyor. Küresel ekonomi karşısında ilerleyebilmek için risklerin iyi bir şekilde analiz edilmesi ve paranın başarılı bir şekilde yönetilebilmesi çok önemlidir.

Pazarlama ve reklam bir işletme için her şeydir. Ürününüzün iyi olması tek başına yetmez. Onu iyi bir şekilde pazarlayabilmeniz ve rakiplerinizin önüne geçecek stratejiler üretmeniz gerekmektedir. Tabi ki etik kuralları çerçevesinde!

Başarıyı hedefleyen bir şirketin öncelikle insan kaynaklarındaki altyapıyı sağlam kurması ve personellerini iyi yönlendirmesi gerekir.

İş yönetiminin en önemli noktalarından biri insan kaynaklarından yeterli verimi alabilmektir. Azami verimin alınabilmesi için şirketin ilk yapması gereken; kurumun personel gereksinimi tespit etmektir. Personel gereksinimleri tespit edilirken; kurumun stratejik vizyonu belirlenmeli, kısa ve uzun vadede gerçekleştirilmesi istenen hedefler oluşturulmalı, kurumun geleceğine ilişkin piyasanın durumu araştırılmalı ve eğer değişim olacaksa bu değişime uyum sağlayacak stratejiler belirlenerek, bu doğrultuda personel alımları yapılmalıdır.

Personel gereksinime ilişkin analiz yapıldıktan sonra, personellerin görev tanımları belirlenmelidir. Görev tanımı, kuruluşun üst düzey yöneticilerinden en alt düzey çalışanına kadar personellerin yapması gerekenleri, kime bağlı çalıştıklarını, sorumluluklarını gösterir. Görev tanımının; personelin kurum içinde hangi pozisyonda değerlendirileceklerini, ne kadar maaş alacaklarını, hangi sorumluluk ve yetkilere sahip olacaklarını belirlediği için sınırları iyi çizilmelidir.

Görev tanımları belirlendikten sonra, ilgili pozisyonun gerektirdiği sorumluluk ve yetkileri yerine getirebilecek nitelikli elemanların seçilmesi aşamasına geçilir. Seçimlerin yapılmasında; beceri performans testleri, kişilik testleri, fiziksel beceri testleri ve bağımlılık testleri gibi pek çok alternatif mevcuttur. Burada önemli olan, iş görüşmesine gelen kişilerle görüşme yapacak yetkililerin de seçim konusunda yeterli olmasıdır.

Seçilen kişilerin şirketin işleyişini görmesi ve şirkete hızlı uyum sağlaması için mutlaka oryantasyona tabi tutulması gerekir. Küçük çaplı işletmelerde genelde oryantasyon süreci olmamakta ve işe yeni başlayanların nasıl bir yol izlemesi gerektiğini kendisinin keşfetmesi beklenmektedir. Ancak bu durum personelin işe uyumunu zorlaştırabilir ve kendisinden beklenen verimin alınmasını geciktirebilir.

Personellerin çalışma süreleri boyunca güncel bilgilere rahatlıkla ulaşması için eğitimler organize edilmeli ve değişen dış dünyaya ayak uydurmaları sağlanmalıdır.

Personellerden en üst seviyede verimin alınabilmesi için kurumsal davranış çok önemli olup, personellerin bir ekip olarak nasıl performans sergiledikleri ve motivasyonlarının nasıl arttırılabileceği hususlarının tespiti gerekir.

Liderlik, Kurum Kültürü ve Etik Yönetim

Personellerin başarılı ve güçlü bir lider tarafından yönlendirilmesi, kurum kültürünün oturmasını ve şirketin gelişim hızını yakından etkiler. Günümüz iş dünyasında liderler tarafından takımların oluşturulması ve projelerin tamamlanması şirketlerin büyümesi için çok önemlidir. Ancak bu süreçte şirketlerin etik kurallara bağlı kalması hem sosyal güvenilirliğini hem de kazancını arttırır. Bu nedenle ilk önce yönetimde, sonra alt düzey çalışanlarda etik kurallar çerçevesinde hareket etme bilinci olmalıdır.

Müzakere Sanatı

Müzakere; istediğinizi elde etme süreci olup, çok iyi yönetilmesi gerekir. Müzakere; birbirinden çıkar elde etmek isteyen tarafların, diğer tarafları ikna etmek suretiyle, istediklerini şiddete başvurmaksızın, iletişim kurarak elde etme ve ortak karar alma sürecidir.

Müzakere, yaygın inancın aksine, salt kazanmak veya karşındakini ezmek amacıyla savaştığı anlamına gelmez. Başarılı bir müzakereden bahsedebilmek için, iki tarafın da ortak bir paydada buluşarak kazanması gerekir. Başarılı bir müzakereci olmak için müzakere öncesi yapılması gereken bazı hazırlıklar vardır. Bunlar; müzakere için uygun bir toplantı mekânının ayarlanması, müzakerenin amaç ve hedeflerinin belirlenmesi, diğer takım üyelerinin bulunarak, kişiliklerinin ve çıkarlarının araştırılmasıdır. Müzakerede başarılı olabilmek için, karşı tarafın çıkarlarının saptanması gerekir. Zira karşı tarafın da çıkarlarına uygun seçenekler üretilerek, iki tarafın da kazanacağı alternatifler ortaya konmalıdır.

Müzakere sürecinde ilkeli davranmak ve saygı çerçevesinde ilerlemek çok önemlidir. Ancak müzakere yöntemlerinde azar azar elde etmek, iyi polis / kötü polis, ültimatomlar, karşı tarafın sınırlı yetkisi olması, toplantı aralarının uzun olması gibi hileli teknikler de mevcuttur. Karşı tarafın bunlardan birini kullanması halinde müzakerecinin duygularını kontrol etmesi ve karşı tarafla yüzleşmesi gerekir. Fevri ve sert çıkışlardan uzak durulmalı, aksine gülümseyerek müzakereye devam edilmelidir. Kişilere değil, sorunlara saldırılmalı ve süreç kişisel olarak algılanmamalıdır.

Müzakereyi başarıyla sonuçlandırmak için; amaç ve hedeflerden uzaklaşılmadan iki tarafı da memnun edecek kararlar alınmalıdır.

Muhasebe ve Finans Yönetimi

Muhasebe ve finans; şirket ekonomisinin denetlenmesi ve değerlendirilmesi olup, şirketin büyümesi için kontrol altında tutulması gerekir.

Muhasebe; şirkete ait tüm gelir ve giderlerin kaydedilmesini, sınıflandırılmasını, raporlanmasını ve analiz edilmesini kapsar. Muhasebeciler gelir- giderlerin takibinin yanı sıra, şirketteki kalite yönetimi ve vergi stratejisi gibi şirketin bütün mali faaliyetleriyle ilgilenirler. Şirketin bütün mali işlerinin muhasebeciler tarafından yürütülmesi nedeniyle küçük işletmelerde muhasebeden sadece tek bir kişinin sorumlu olması risklidir. Bu nedenle; maaş bordrosu, ödeme hesabı, sabit değerler, alacaklar hesabı, aylık rapor, şirket içi muhasebe denetimi ve muhasebe sisteminin genel sorumluluğu gibi farklı görevleri birden fazla muhasebeciye dağıtarak görev dağılımı yapmak gerekir. Sistemin genel yönetiminden sorumlu olan kişi, şirkette muhasebe alanında en yetkin kişi olmalıdır. Mali işlerden sorumlu ekipte çalışanlardan en az birisinin muhasebe sistemini tek başına kontrol edecek kapasiteye ve dürüstlüğe sahip olması gerekir. Bu kişinin alanında uzman olup olmadığını anlamak için; işe alım esnasında diplomalı hesap uzmanı olan bir personelin iş görüşmesini yapması iyi olacaktır. Muhasebede referans çok önemlidir. Bu nedenle, adayın daha önce çalıştığı yerlerdeki referanslar ile bağlantıya geçmek adayı daha iyi tanımayı sağlayacaktır. Son olarak ise, muhasebe alanına ilişkin bazı sorular sorarak muhasebeye dair bilgilerini ve bunlar hakkında konuşurken ki rahatlığı değerlendirilmelidir.

Bütün şirketlerin, özellikle de küçük şirketlerin, en önemli sorunlarından biri de vergilerdir. Üç aylık tahmini vergiler, gider vergileri, çalışan vergileri gibi ödenmesi gereken pek çok vergi türü vardır. Aynı zamanda, iş ile ilgili yapılan gerekli harcamaların vergiden düşürülmesi mümkündür. Vergiden düşürülen giderlere örnek olarak; kira, kırtasiye malzemeleri, reklam ve promosyon maliyetleri, telefon masrafları, işyeri onarımları, iş seyahatleri ve maaşlar verilebilir.

Vergi cezaları genelde çok yüksektir. Bu nedenle; mevduat, gelir, harcama ve kesintilere ilişkin bütün belgeleri düzenli olarak tutmak ve muhafaza etmek zorundasınız. Vergi hukuku çok değişken ve karmaşık bir alandır. Bu nedenle alanında uzman bir muhasebeci ve avukatla çalışmak daha sağlıklıdır.

Pazarlama, Reklam ve Promosyon Stratejileri

Reklam ve promosyonlar, hedef tüketici kitlesine ulaşmak için etkili bir yoldur. Reklam ve promosyonlar, eğer gerektiği şekilde kullanılırsa doğru tüketici kitlesine ulaşmayı sağlar. Reklamda en önemli şey; verilmek istenen mesajın basit ve tutarlı olmasıdır. Aynı zamanda sürekli tekrarlanan reklamların daha akılda kalıcı olduğu araştırmalarla ispatlanmıştır.

Televizyon, basın ilanları, radyo, internet, doğrudan postalama, uzaktan pazarlama gibi pek çok reklam aracı vardır. Bütün bu reklam araçlarının avantajları ve dezavantajları mevcuttur. Şirketler tarafından yapılması gereken, hedef tüketici kitlesini belirlemek ve onlara yönelik reklam araçlarını kullanmaktır. Farklı medya kaynaklarına bütçe ayırarak daha çok tüketiciye ulaşmak en karlı yöntem olacaktır.

Promosyonlar; ürünlerin satışını hızlandıran, hedef kitlenin ürün hakkındaki değerlendirmesinin anında alınmasını sağlayan sınırlı süreli programlardır. Birçok satış promosyon çeşidi vardır; kuponlar, para iadeleri, numuneler, çekiliş ve yarışmalar, satış noktası malzemeleri, paketleme, armağanlar… Promosyonlar ile hedeflenen şirket ürünlerinin tüketiciler tarafından denenmesini sağlamaktır.

Şirketlerin ürünlerini daha fazla satması için uyguladığı diğer bir strateji ise sadakat programlarıdır. Sadakat programları; müşterilere her alışverişlerinde puan kazanmaları ya da belirli bir sayıya ulaştığında ücretsiz ürün almaya hak kazanmaları gibi avantajlar sağlar. Bu avantajlar sayesinde de şirket; müşteriler tarafından daha çok tercih edilerek, müşterilerinin bağlılığını kazanır.

İletişim ve Sunum Teknikleri

Rekabetçi iş ortamında ayakta kalabilmenin gereksinimlerinden biri de doğru iletişim ve etkili sunum tekniklerini uygulamaktır.

Şirketler; kendi ürünlerini tanıtma ve yaygınlaştırma amacıyla meslektaşlarla, müşterilerle, yatırımcılarla ve diğer taraflarla sürekli iletişim halindeler. Daha geniş bir pazara egemen olmak; etkili sunum yaparak hedef kitleyi etkilemekle mümkün. Bu yüzden güzel sunum yapmayı ve iyi iletişim kurmayı öğrenmek şart. Yöneticiler tarafından sunumlara gerektiği gibi önem verilmesi halinde, sunum başarı ve fırsatlar için etkili bir araçtır.

Başarılı bir sunum için sunum öncesi mutlaka hazırlık yapılmalıdır. İlk olarak sunumun ana hatlarını belirleyerek parametreleri tanımlamak gerekir. En önemli parametreler; konu, tema, zaman, program, dinleyici kitlesi, mekan ve sorulardır. İlgili parametreleri belirledikten sonra, sunum için gerekli bilgiler toplanmalı, organizasyon yapılarak plan ve taslak hazırlanmalıdır. Çoğu konuşmacının atladığı ama çok önemli bir bölüm olan düzeltme kısmı kesinlikle es geçilmemelidir. Taslak üzerinden yapılan düzeltmelere ve gözden geçirmelere mutlaka zaman ayırılmalıdır.

Sunum yaparken teknolojiyi ve görselleri kullanmak oldukça etkili bir yoldur. Powerpoint sunumları ile konuşmanın ana hatları ve temel ögelerine yer verilebilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta; slayt gösterisinin sunuma alternatif olmayacağı hususudur. Zira slayt gösterisi konuşmacıların anlatacaklarının izleyiciler tarafından okunması için değildir.

Sunum yaparken espriler yapıp mizahtan yararlanmak, dinleyici kitlesi ile konuşmacı arasındaki iletişimi güçlendirir ve dinleyicinin sunumdan kopmasını engeller. Mizahı, dinleyicileri küçük düşürmek veya alay etmek için kullanmamak gerekir. Sunum yaparken kullanılabilecek tek mizah aracı konuşmacının kendisidir.

Sunumu başarıyla tamamlamak için en son sorulan sorulara de değer vermek ve zaman ayırmak gerekir. Tartışmaya girmekten kaçınılmalıdır. Sorulan soruların cevabı bilinmiyorsa bu açıkça belirtilmeli ve soruyu soran kişinin iletişim bilgileri alınarak kendisine en kısa zamanda bilgilendirmek için dönüş yapılacağı söylenmelidir.

Etkili bir sunum yapıldığı takdirde, şirketin gelişmesi ve büyümesi hız kazanacaktır.

Teknoloji ve Dijitalleşme

Şirketin değişen dünya yapısına ayak uydurmak için teknolojinin gücünü sonuna kadar kullanması gerekir.Günümüz teknolojisi hızla değişiyor ve gelişiyor. Şirketlerin bu gelişimle doğru orantılı olarak ilerlemesi için teknolojiden faydalanması gerektiği aşikar. Rekabetçi iş yaşantısında öne geçmek için şirketler tarafından e-ticarete yönelmenin önemi yadsınamaz. Zira günümüzde birçok insan çoğu ihtiyacını elektronik ortamdan sipariş ederek karşılıyor. Ancak e-ticaretin de tüketiciler bazında bazı dezavantajları var. Çoğu tüketici güvenlik ve gizlilik konularında tedirgin. Bu nedenle, şirketlerin müşterilerini kişisel verilerinin saklanacağına ve korunacağına ilişkin ikna etmeleri gerekiyor.

Şirketlerin daha geniş bir kitleye yayılması için yapması gerekenlerden biri de internet sitesi oluşturmak. İnternet sitesinin kuruluş aşamasında; amaçlar ve hedefler belirlenmeli, hangi ürün ve hizmetlerin sağlanacağı kararlaştırılmalı, hedef kitle tespit edilmeli, bütçe hesaplaması yapılmalı, ileride teknik destek ve altyapının oluşturulması sağlanmalıdır. İnternet sitesi kurulduktan sonra belirli aralıklarla yenilenmeli ve güncellenmelidir.

Müşterilere; indirim, sipariş anımsatıcı, bülten gibi seçenekler sunarak tamamlayıcı diğer sitelere bağlantı sağlanmalıdır. İnternet sitesinin sürekli ziyaret edilmesi için farklı ve yaratıcı yollar araştırılmalıdır.

Rekabetçi iş dünyasında e-ticaretin doğru ve etkin kullanılması ile; maliyetlerin düşürülmesi, müşteri memnuniyetinin arttırılması ve uzun dönemli başarının yakalanması kolaylaşmakta ve hızlanmaktadır.

Kalite Yönetim Sistemleri

Şirketin kalite yönetim sistemi doğrultusunda hareket etmesi şirket başarısı ile doğru orantılıdır.

Kalite, bir ürünün veya hizmetin amaçlanan bütün gereksinimleri karşılama kapasitedir. Şirketlerde kalite kavramı; hızla gelişen teknoloji ve rekabet ortamında çok önemli olup, hata yapmamak ve mükemmele ulaşma isteği olarak ifade edilebilir. Hata oranını kaldırmak şirketin kazancında büyük bir artış sağlar.

Kalite yönetim sistemi; şirketteki ürün ve hizmetlerin istenilen kalitede üretilmesi ve sunulması için gerekenleri tespit ederek, bunları çalışanlara öğretir. Çalışanların da işlerini kalite tanımlamalarına göre yapması beklenir.

Toplam kalite yönetimi; şirketin en alt düzey çalışandan üst düzey yöneticiye kadar herkesin kaliteyi benimseyerek, kalite yönetim sistemi doğrultusunda hareket etmesidir. Kalitenin sürekliliğinin sağlanması için yönetime düşen; her departmana belirli yetkiler vererek, iş hedefleri ve müşteri memnuniyeti çerçevesinde strateji geliştirmektir.

Şirketlerin gelişmesi için sağlam bir kalite sistemi kurulması gerekir. Kalite sisteminin temel ögeleri; katılımcı bir yönetimin sağlanması, vizyon ve değer tanımın iyi belirlenmesi, net ve ölçülebilir hedefler koyulması, iletişime değer verilmesi, çalışanları teşvik etmek için onlara ödüller vasıtasıyla teşekkür edilmesidir.

Yüksek kalite standartlarına ulaşılmasında eğitimin rolü büyüktür. Bu nedenle, şirketin en üst seviyesinden başlayıp, en alt düzeye kadar giden bir eğitim süreci olmalıdır. Çalışanlara kalite eğitimleri verilirken tartışma ortamı yaratılması ve kalite eğitimlerinin çalışanların görevini nasıl etkileyeceğinin kolektif olarak değerlendirmeye alınması gerekir.

Şirketin başarısını ölçmek için kalite yönetim sistemlerinin düzenli olarak denetlenmesi gerekir. Hizmet kuruluşlarında kalite değerlendirmesi yapmak için genellikle gizli müşteriler ve memnuniyet anketleri yapılmaktadır. Şirketlerin uzun süre ayakta kalabilmesi için kalite standartlarına uygun olarak hizmet vermesi gerekmektedir.

Son Özet

Günümüzün yoğun rekabet ortamından sağ çıkıp başarılı bir şirkete sahip olmak için birçok temel bileşene hâkim olmak gerekiyor. İnsanların iyi olarak yönetilmesinden tutun, şirketin bütün finansal durumunu takip etmeye, tüketiciye sunulan hizmetin pazarlama stratejisini oluşturup, kalite standartlarından geçirmeye kadar pek çok farklı disiplinde bilgi sahibi olmak şart. Bu makalede; bir şirketin nasıl doğduğunu, nasıl en iyi ve en hızlı şekilde geliştiğini anlatmaya çalıştım. John Kenneth Galbraith’in de dediği gibi; sanayi toplumunun yakıtı paraydı, bilgi toplumunda yakıt da, güç de bilgidir. Bilgiye ulaşmak kadar, onu gerektiği yerde kullanmak da çok önemlidir. İyi insan yönetimi, güçlü liderlik, başarılı strateji, doğru reklam ve kalite denetimiyle bölgenin sayılı şirketlerinden biri olmak mümkün!

     Dr.İsmail Hakkı DEMİRALAY

Kaynakça:

Barutçugil, İ. (2013). Stratejik yönetim. İstanbul: Kariyer Yayıncılık.

Ülgen, H., & Mirze, S. K. (2010). İşletmelerde stratejik yönetim. İstanbul: Beta Yayınları.

Deming, W. E. (1986). Out of the crisis. Cambridge, MA: MIT Press.

Drucker, P. F. (1999). Management challenges for the 21st century. New York: Harper Business.

Eren, E. (2019). Yönetim ve organizasyon (12. baskı). İstanbul: Beta Yayınları.

Fisher, R., Ury, W., & Patton, B. (2011). Getting to yes: Negotiating agreement without giving in. New York: Penguin Books.

Galbraith, J. K. (1967). The new industrial state. Boston: Houghton Mifflin.

Koçel, T. (2023). İşletme yöneticiliği (19. baskı). İstanbul: Beta Yayınları.

Kotler, P., & Keller, K. L. (2016). Marketing management (15th ed.). Pearson Education.

Robbins, S. P., & Judge, T. A. (2019). Organizational behavior (18th ed.). Pearson.

Sabuncuoğlu, Z. (2016). İnsan kaynakları yönetimi. Bursa: Ezgi Kitabevi.

Tutar, H. (2012). Örgütsel davranış. Ankara: Detay Yayıncılık.

Ulrich, D., Brockbank, W., Johnson, D., Sandholtz, K., & Younger, J. (2008). HR competencies: Mastery at the intersection of people and business. Alexandria, VA: Society for Human Resource Management.

Yukl, G. (2013). Leadership in organizations (8th ed.). Pearson Education.